Université de Moncton

Service à la clientèle et accueil

• Accueillir les personnes participantes, les visiteurs et les partenaires de manière professionnelle et courtoise.
• Répondre aux appels téléphoniques, aux courriels et aux demandes d'information.
• Assurer un suivi rapide et efficace des demandes reçues.
• Diriger les demandes vers les personnes ou services appropriés.
• Fournir des renseignements généraux concernant les programmes, les services et les procédures administratives du secteur.

Soutien administratif et gestion documentaire

• Préparer, rédiger, mettre en forme et réviser divers documents administratifs.
• Effectuer le classement numérique et l'archivage des documents du secteur.
• Maintenir à jour les dossiers administratifs, les listes, les registres et les bases de données.
• Assurer l'organisation et la gestion des documents partagés sur les différentes plateformes collaboratives.
• Participer à la préparation de rapports administratifs, de statistiques et de documents de suivi.
• Effectuer la saisie, la mise à jour et la vérification de données dans les différents systèmes utilisés.

Soutien aux programmes et aux activités

• Assurer le traitement administratif des inscriptions, des retraits et des modifications de dossiers.
• Préparer et maintenir à jour les listes de participantes et participants.
• Effectuer les suivis administratifs liés aux horaires, aux groupes et aux activités de formation.
• Soutenir l'organisation logistique des formations, réunions, événements et activités du secteur.
• Préparer la documentation requise pour le bon déroulement des programmes.
• Collaborer à la collecte, à la compilation et à la validation de données nécessaires à la préparation des bilans et rapports de programmes.

Soutien à l'équipe

• Offrir un soutien administratif à la gestionnaire ou au gestionnaire, à l'équipe de coordination de projets et aux autres membres du personnel.
• Organiser les réunions, préparer les convocations et effectuer les réservations de salles, d'équipements ou d'autres ressources.
• Rédiger les comptes rendus de réunions, au besoin.
• Participer à l'amélioration continue des processus administratifs du secteur.
• Accomplir toute autre tâche connexe contribuant au bon fonctionnement du Pôle Langues et Culture.

EXIGENCES :

Formation et expérience

• Diplôme d'études collégiales ou postsecondaires en administration, en bureautique, en gestion de bureau ou dans un domaine connexe.
• Expérience pertinente dans un poste administratif ou de soutien à la clientèle.
• Toute combinaison équivalente de formation et d'expérience pourra être considérée.

Compétences professionnelles

• Excellentes habiletés en service à la clientèle et en relations interpersonnelles.
• Excellentes aptitudes rédactionnelles et souci de la qualité des documents produits.
• Sens élevé de l'organisation et capacité à gérer efficacement les priorités.
• Rigueur, discrétion et respect de la confidentialité.
• Capacité à travailler efficacement dans un environnement multitâche.
• Aptitude à travailler de façon autonome tout en contribuant au travail d'équipe.
• Capacité à apprendre rapidement de nouveaux outils et processus technologiques.

Compétences techniques et linguistiques

• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs de la suite Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, Teams et SharePoint).
• Excellente maîtrise du français à l'oral et à l'écrit.
• Très bonne maîtrise de l'anglais à l'oral et à l'écrit.

ATOUTS :

• Expérience dans un milieu universitaire, éducatif ou communautaire.
• Expérience avec des plateformes collaboratives et des systèmes de gestion documentaire.
• Connaissance des processus administratifs liés à la formation continue.

AUTRES :

• La vérification du casier judiciaire sera préalable à l'embauche
• Disponibilité occasionnelle lors d'activités spéciales du secteur.
• Possibilité de télétravail selon les besoins opérationnels du secteur et les modalités en vigueur à l'Université de Moncton.
• Lieu de travail : Campus de Moncton.

L'Université de Moncton est un établissement d'enseignement postsecondaire formé de trois campus exclusivement de langue française. Les trois campus sont situés dans les trois principales régions francophones du Nouveau-Brunswick, soit :

• Le Sud-Est (Moncton) : Un campus à l’image d’une université vibrante et diversifiée. Situé dans une région trépidante de culture et de divertissement, Moncton est un véritable centre urbain avec des plages et des parcs naturels à proximité.
• Le Nord-Est (Shippagan) : Un campus situé près de la mer, dans la belle Péninsule acadienne. Un campus invitant et dynamique!
• Le Nord-Ouest (Edmundston) : Un campus qui se distingue grâce à des installations conviviales et à la disponibilité de son corps professoral. Ses bâtiments ancestraux, qui rappellent son riche patrimoine, sont animés d’une ambiance cordiale qui témoigne de la dimension humaine d’une communauté résolument ouverte sur le monde.

VISION

Par son influence, l’Université de Moncton veut être la référence en matière de transformation des sociétés dans une perspective d’inclusion, d’innovation et d’écoresponsabilité.

MISSION

Acadienne et de langue française, l’Université de Moncton se consacre à l’avancement des connaissances et à la formation de personnes créatives et engagées.

VALEURS

Respect

L’Université de Moncton s’engage à être intègre, bienveillante et à l’écoute afin d’entretenir un climat de confiance qui encourage la libre expression et qui mène à l’engagement citoyen et à l’épanouissement personnel et professionnel.

Inclusion

L’Université de Moncton assure l’équité, célèbre la diversité et offre un milieu inclusif. Les membres de la communauté universitaire sont solidaires des personnes et des groupes en quête de justice.

Accessibilité

Forte de son réseau, l’Université de Moncton met ses savoirs et son enseignement à la disposition des personnes souhaitant étudier en français.

Engagement

À la recherche du bien commun, grâce à son leadership, l’Université de Moncton est engagée avec ses communautés à trouver des solutions viables aux enjeux contemporains.

Fondé en 1963, l'établissement compte aujourd'hui près de 5 500 étudiantes et étudiants. Elle offre près de 200 programmes aux trois cycles d'études dans diverses disciplines. Dans la plupart des programmes, les deux premières années sont offertes aux trois campus, les autres années s'effectuant au campus de Moncton. L'Université de Moncton offre une variété de cours et de programmes en ligne tels que des programmes liés aux domaines de l'administration, de l'éducation, des sciences humaines et sociales et des langues secondes (p. ex. Certificat en gestion de la sécurité de l'information des entreprises, la Maîtrise en administration des affaires et la Maîtrise en éducation).

Abritant une infrastructure de recherche d'importance croissante, l'Université de Moncton a développé des axes de recherche majeurs en études acadiennes et milieux minoritaires, en santé, en environnement, en technologies de l'information et de la communication, ainsi qu'en optique et en matériaux de pointe.

L'Université de Moncton est fière d'avoir le plus bas ratio corps professoral/population étudiante au pays ; avec un ratio d'un professeur pour 14 étudiants, une réelle proximité se crée dans ses classes. L'Université a également un excellent taux de placement au premier cycle de 97 pour cent, alors que la plupart des diplômées et diplômés restent dans la province du Nouveau-Brunswick à la suite de l'obtention de leur diplôme.

L'Université de Moncton croit fermement que la qualité de la formation repose sur une base solide sur le plan académique et l'apprentissage pratique en milieu de stage. En optant pour le régime coopératif, l'étudiante ou l'étudiant a la chance de faire plus d'un stage au cours de ses études afin d'acquérir de l'expérience professionnelle.

Pour de plus amples informations au sujet de l’Université de Moncton, prière de visiter notre site Web.